Membres du REPI

Les demandes de remboursement doivent concerner des dépenses pour l’année en cours, ou au maximum, l’année précédente. Les boursiers dont le contrat arrive bientôt à échéance doivent bien gérer leurs dépenses car toute facture portant une date postérieure à la fin de contrat sera refusée.

Remarque
A compter de l’année académique 2024-2025, l’ULB s’est engagée à ne plus accepter le remboursement des déplacements en avion vers les « Villes vertes », sauf dérogation en cas de circonstances exceptionnelles, et encourager l’usage du train, du car ou du covoiturage vers les « Villes oranges ». Détails
Consultez la liste des "Villes vertes et orange" (PDF)

Toute demande de remboursement doit être accompagnée des éléments suivants :

• Fichier Excel reprenant la liste des pièces justificatives à télécharger ici
• Justificatifs (courriels de confirmation de réservation/d’inscription ; reçus/tickets de caisse originaux, factures originales libellées au nom de l’ULB ; preuve de paiement ; extrait bancaire pour paiement par carte de crédit ; cartes d’embarquement originales)
• Pour les frais relevant d’une mission à l’étranger, toute demande de remboursement doit être accompagnée de l’autorisation de mission correspondante

NB
Pour les frais de restaurant, l’objet du repas et une liste des participants sont exigés.
Pour les taxis, veillez à demander au chauffeur d’indiquer le lieu de prise en charge et la destination.
Pour les paiements en devises étrangères effectués avec une carte de crédit, nous demandons le décompte de cette carte reprenant la dépense, afin d’appliquer le même taux de change lors du remboursement. Sans ce relevé, nous appliquerons le taux mensuel moyen de la Commission européenne.