Achats : fournisseurs et facturation

Achats
Les achats doivent se faire auprès des fournisseurs officiels ULB.
NB Une exception peut être faite si les fournisseurs officiels ne sont pas en mesure de vous fournir le matériel souhaité. Dans ce cas, vous devez faire 3 demandes d'offres qui devront être transmises au secrétariat du REPI avec l'offre retenue.

Afin de pouvoir passer une commande à imputer sur votre compte interne (OTP), vous devez me transmettre l’offre du fournisseur. L’offre doit être libellée au nom de l’ULB.
NB L'université émet un seul type de bon de commande officiel : celui dont les références commencent par 65******** valable pour tous les achats.
A défaut d'un bon de commande officiel complété et signé par les personnes dûment habilitées l'Université n'est pas engagée.

Accès à la liste des fournisseurs officiels de l’ULB
Avec votre ULBID et mot de passe, vous avez accès à la liste via ce lien : liste fournisseurs officiels
Dès réception de l’offre, le secrétariat du REPI pourra encoder une demande d’achat (DA) sur le portail comptable de l’université (SAP).
Une fois la demande d’achat validée par le titulaire de l’OTP (promoteur), le secrétariat reçoit le bon de commande officiel à envoyer au fournisseur, accompagné de l’offre.

Facturation
Les factures doivent obligatoirement mentionner les informations suivantes :
- La référence du bon de commande émis par l’Université libre de Bruxelles (65********)
- Le numéro de TVA BE-0407 626 464 de l'ULB
- Le numéro de TVA du fournisseur
- En cas de non-application de la TVA, la mention légale correspondante
Toute facture ne reprenant pas l’ensemble de ces informations sera systématiquement contestée.